Una feria comercial no empieza cuando se abren las puertas del recinto. Una parte importante de sus resultados se decide semanas antes, cuando todavía no ha comenzado el evento.
Participar en una feria implica una inversión de tiempo, recursos y equipo comercial. Por eso, limitar la estrategia a preparar el stand, los materiales o la agenda durante los días del evento puede hacer que se pierdan muchas oportunidades.
Una buena estrategia pre-feria permite llegar al evento con objetivos definidos, empresas identificadas, contactos priorizados y, siempre que sea posible, reuniones ya concertadas.
La feria deja así de ser únicamente un espacio para recibir visitas y se convierte en una acción comercial integrada dentro de un proceso de generación de oportunidades.
Por qué es importante preparar una feria comercial antes
Uno de los errores más habituales es pensar que el trabajo comercial comienza cuando empieza la feria.
Sin embargo, los días de feria suelen ser intensos. Hay conversaciones espontáneas, reuniones, presentaciones, desplazamientos y múltiples contactos. Pretender identificar en ese momento quién es realmente un cliente potencial, descubrir sus necesidades y conseguir una reunión puede limitar mucho los resultados.
La preparación previa permite llegar con una información que facilita la acción comercial:
- Qué empresas queremos contactar.
- Qué perfiles profesionales nos interesan.
- Qué necesidades podemos resolver.
- Qué mensajes queremos trasladar.
- Con quién queremos reunirnos.
- Qué objetivos comerciales queremos conseguir.
- Cómo vamos a realizar el seguimiento posterior.
Cuanto más trabajo comercial se realiza antes de la feria, más productivo puede ser el tiempo durante el evento.
Cómo preparar una feria comercial paso a paso
La preparación de una feria debe formar parte de un proceso comercial y no limitarse a cuestiones logísticas.
1. Definir los objetivos comerciales
Antes de preparar contactos o reuniones hay que responder a una pregunta fundamental:
¿Qué queremos conseguir con nuestra participación en la feria?
Los objetivos pueden ser diferentes según la empresa y el evento:
- Generar nuevas oportunidades comerciales.
- Concertar reuniones con potenciales clientes.
- Abrir mercado en un determinado sector o territorio.
- Identificar distribuidores o colaboradores.
- Presentar un nuevo producto o servicio.
- Reactivar contactos comerciales.
- Conocer mejor a competidores y empresas del sector.
Definir estos objetivos permite establecer posteriormente qué empresas contactar y cómo medir los resultados.
2. Identificar las empresas objetivo
No todas las empresas presentes en una feria tienen el mismo interés comercial.
Por eso, una buena planificación de ferias comerciales debe partir de una selección de empresas objetivo en función de criterios como:
- Sector de actividad.
- Tamaño de empresa.
- Localización.
- Tipo de cliente.
- Potencial de compra.
- Encaje con la propuesta de valor.
- Mercados en los que queremos crecer.
El objetivo no es conseguir el mayor número posible de contactos, sino identificar aquellos que tienen un mayor potencial para convertirse en oportunidades comerciales.
3. Identificar a los interlocutores adecuados
El siguiente paso consiste en identificar quién puede tener capacidad de decisión o influencia sobre la compra: dirección, compras, operaciones, producción, innovación, ventas u otros perfiles dependiendo del producto o servicio.
Esta fase es especialmente relevante en entornos B2B, donde conocer a la persona adecuada puede marcar la diferencia para lograr una oportunidad comercial.
4. Preparar un mensaje comercial específico
Una feria reúne a empresas que reciben numerosos impactos comerciales en poco tiempo. Por eso, llegar con un discurso genérico puede hacer que nuestra propuesta pase desapercibida.
La preparación debe servir también para definir:
- Qué problema resolvemos.
- Para qué tipo de empresas.
- Qué nos diferencia.
- Qué beneficios aportamos.
- Qué argumento puede resultar relevante para cada perfil.
- Qué objetivo queremos conseguir con la conversación.
No se trata de memorizar un discurso comercial, sino de preparar conversaciones relevantes para cada tipo de interlocutor.
5. Contactar antes de la feria
Este es uno de los puntos con mayor potencial comercial.
En lugar de esperar a que los contactos pasen por el stand, podemos comenzar a trabajar la feria varias semanas antes mediante acciones de prospección y contacto comercial.
Por ejemplo:
- Email personalizado.
- LinkedIn.
- Llamada comercial.
- Contacto a través de la organización del evento.
- Campañas dirigidas a empresas objetivo.
- Invitaciones a reuniones.
El objetivo no es simplemente comunicar que estaremos presentes. El objetivo es generar un motivo para hablar y, cuando exista interés, concertar una reunión durante la feria.
6. Concertar reuniones antes del evento
Una agenda comercial preparada permite aprovechar mejor los días de feria.
Las reuniones pueden organizarse en función de:
- Prioridad de la empresa.
- Perfil del interlocutor.
- Potencial de negocio.
- Disponibilidad.
- Objetivo de la conversación.
De esta forma, el equipo comercial no depende únicamente del tráfico espontáneo del stand. La feria se convierte en una oportunidad para combinar prospección planificada y contactos generados durante el propio evento.
7. Preparar la agenda comercial
Una vez identificados los contactos y reuniones, conviene estructurar la actividad.
Una agenda comercial puede incluir:
- Empresas prioritarias.
- Personas de contacto.
- Horarios de reunión.
- Ubicación.
- Objetivo de cada encuentro.
- Información relevante de la empresa.
- Próximo paso previsto.
Esto permite que el equipo llegue a la feria con mayor contexto y pueda dedicar más tiempo a las conversaciones que realmente pueden generar oportunidades.
¿Tienes una feria próxima?
Si vas a participar en una feria y quieres aprovecharla como una verdadera acción comercial, podemos ayudarte a preparar la estrategia antes, durante y después del evento.
Hablemos de cómo convertir tu próxima feria en oportunidades comerciales.
